Evenemangssäkerhet
Informationen är framtagen som ett stöd för att skapa säkra och trygga evenemang i alla storlekar, men även för att spara tid, underlätta och hjälpa till att undvika fallgropar för dig som arrangör. Ett evenemang blir lyckat när planeringen startar i god tid, ingenting lämnas åt slumpen och säkerhetsarbetet blir en väl integrerad del i evenemangsplaneringen.
För stöd i ert säkerhetsarbete kan ni använda Växjö kommuns digitala verktyg för evenemangssäkerhet
Länk till annan webbplats.. Verktyget tjänar till att belysa viktiga säkerhetsmässiga aspekter i planeringen av såväl små som stora evenemang. De kan också fungera som ett levande arbetsdokument att uppdatera och omarbeta utifrån evenemangets förutsättningar.
En ännu mer detaljerad guide finns att ladda ner som pdf.
, 1 MB. Den finns också att hämta som tryckt folder i Växjö kommuns kontaktcenter.
Omvärldsbevakning
Att omvärldsbevaka betyder att du sätter dig in i förutsättningar för just ditt evenemang.
Syftet är att du skapar dig en lägesbild för hur just ditt evenemang kan tänkas tas emot av publik och samhället i stort. Det gör att du har bättre förutsättningar att skapa dig ett bra och välgjort säkerhetsarbete.
Analysera målgruppen
- Identifiera din publik
- Programpunkt/innehåll
Analysera innehåll på evenemanget
- Identifiera risker av programinnehåll (artisten/personen/bandet/akten).
- Erfarenheter från tidigare eller liknande evenemang
- Analysera evenemangsupplägget. Finns det programpunkter som krockar geografiskt, tids- eller logistikmässigt
Analysera geografiskt – det område som evenemanget ska vara i.
- Risker och begränsningar i närheten?
- Identifiera vilka verksamheter, andra evenemang och näringsidkare som finns i närområdet.
- Finns det andra händelser samma datum som påverkar ditt evenemang? Exempelvis omdirigering av trafik, stora ombyggnationer eller andra evenemang.
- När du valt plats utifrån din omvärldsbevakning, rita upp ditt evenemangsområde med hjälp av DIM-ICE modellen.
Hur framställs ert evenemang av omvärlden?
- Vad skrivs om evenemanget och hur framställs det?
- Finns det risk att evenemanget kopplas till något som upprör eller entusiasmerar extra mycket?
- Finns hotbilder mot evenemanget?
Att löpande trendspana kan ses som en del av omvärldsbevakningen.
- Är det något särskilt som uppmärksammats på senare tid?
- Kan någon trend som inte är kopplad till evenemanget ändå påverka känslan, tryggheten eller säkerheten på plats på något sätt? Ex. Din artistbokning går och vinner Eurovision. Det kan tänkas bli högre tryck.
Riskanalys
Det finns olika metoder för att göra riskanalyser. Vi har valt att visa en metod som går att dimensionera utifrån evenemangets behov och storlek. Risker varierar- det viktiga är att ha ett öppet perspektiv och ta hänsyn till olika infallsvinklar. Kanske ser arrangören en annan risk än den ekonomiansvarige? Det är därför viktigt att alla inblandade är med vid möten kring evenemangssäkerheten på ditt evenemang.
Målgrupp
Målgruppen för riskanalysen är inte enbart säkerhetsorganisationen. Bjud in ledningsgrupp och andra nyckelfunktioner att delta i arbetet. Det ger en bredare förståelse för säkerhetsarbetet.
Identifiera risker
Identifiera risker kopplat till ert evenemang, organisation, varumärke, projektplan, ekonomi, närområde och andra yttre faktorer. Det finns inga egentliga gränser här, utan låt alla komma till tals.
3. Gå igenom alla risker en för en och bedöm utifrån följande:
- Bedöm riskens sannolikhet (S). Hur sannolikt är det att risken inträffar? Sätt en siffra mellan 1-5 där 1 är mycket osannolikt och 5 är mycket sannolikt.
- Bedöm riskens konsekvens (K) för evenemanget. Vilka konsekvenser skulle det få om risken inträffar? Sätt en siffra mellan 1-5 där 1 är en mycket låg konsekvens och 5 är en mycket hög konsekvens.
- Multiplicera sannolikheten med konsekvensen och få ut riskvärdet (RV). SxK=RV. Om RV = 9-15 eller mer bör ni titta närmare på risken. Vid ett riskvärde högre än 15 bör risken elimineras direkt.
- Gör en handlingsplan för riskerna som valts ut i processen ovan. Hur ska det förebyggas och hur ska risken hanteras om den inträffar? Utse ansvarig och sätt en deadline. Målet är att sänka riskvärdet när riskanalysen sedan revideras.
- Första analysen bör göras i ett tidigt skede, sedan bör den regelbundet revideras och uppdateras i paritet till evenemangets storlek. Har några nya risker hittats? Bör något riskvärde höjas eller sänkas?
I vår e-tjänst hittar du mallar för ditt arbete. Länk till annan webbplats.
Uppföljning och utvärdering
Under ett längre pågående evenemang med långa och många arbetstimmar kan man med fördel ha kontinuerliga uppföljningsmöten. Se över hur organisationen mår, exempelvis genom att alla personer får möjlighet att berätta om sin lägesbild utifrån sin arbetsbelastning och händelser som kunde skapat säkerhetsrisker. Följ upp resultatet och implementera, förbättra och åtgärda. Att utvärdera är också ett sätt att förebygga händelser inför nästa evenemang och är ett kostnadseffektivt sätt att åtgärda och förebygga eventuella uppkomna problem.
Säkerhet
- Stora flöden av människor
- Högt publiktryck
- Rutter (hur publiken rör sig från punkt A-B).
- Snabba, oförberedda förflyttningar av människor
- Våldsbrott, ordningsstörningar
- Stöld, skadegörelse
- Alkohol/droger
- Olycka vid scen eller evenemangsområde
- Brand
- Trafikincident
- Sabotage
- Terrorism
- Väder
Faktorer som kan påverka risken
- Tidpunkt för evenemang/show
- Artisten och dess målgrupp/publik
- Aktiviteten. Typ av evenemang. Berusningsgrad?
Organisation
- Internkommunikation
- Resursbrist
- Reservplaner (ex. ersätta nyckelpersoner och utrustning)
- Arrangörens erfarenhet och vana
- Ekonomi
Utbildning
Att utbilda organisationen för att skapa en gemensam plattform är avgörande för ett tryggt och säkert evenemang. Målet är att alla ska veta hur de ska agera och vart de ska vända sig om en situation uppstår.
Det kan vara klokt att kort före evenemanget genomföra en säkerhetsgenomgång på plats. Här kan arrangörer, myndigheter, volontärer och andra engagerade tillsammans analysera platsen och eventuella risker.
Glöm inte att påminna om det bemötande du vill att alla i personalen har gentemot besökare och publik.
Tips! Utbilda personal tillsammans, även om de kommer från olika yrkesgrupper.
Kommunikation inför och under ett evenemang
Vid en incident ska du som arrangör kommunicera snabbt, trovärdigt och kraftfullt för att skapa trygghet och kontroll. Besökare och deras anhöriga ska känna sig, och vara, trygga på evenemanget. Det är du som arrangör som har ansvaret för att kommunicera.
En mall för kommunikationsplan finns i Växjö kommuns e-tjänst för evenemangssäkerhet. Länk till annan webbplats.
- Upprätta telefonlistor till nyckelpersoner hos er. Tänk även på telefonnummer till Polisen och andra myndigheter som ni kan behöva prata med vid en incident.
- Prata med/skriv till grannar (andra aktiviteter, näringsidkare, boende i närområdet) och förklara på vilket sätt evenemanget kommer påverkar dem samt hur de kommer i kontakt med er.
- Välj vilka fysiska kommunikationskanaler ni ska använda vid en eventuell incident/kris. Fundera över vilka förutsättningar som finns (ljudanläggning, tala från en scen, personal som kan hjälpa till att sprida muntligt). Vilka har mandat att bestämma vad som sägs vid en incident och vilka beslutsvägar finns? Hur får personalen reda på information vid en incident?
- Välj vilka digitala kommunikationskanaler ni ska använda vid en eventuell incident/kris, exempelvis webb och sociala medier. Välj kanaler där ni som arrangör är tydlig avsändare.
- Skriv ner en stomme för ett talmanus som kan användas exempelvis från scen om evenemanget måste avbrytas. På så sätt sparar ni tid och behöver inte börja från noll om något händer. Se mer under rubriken Skapa lägesbild och kommunicera.
- Gör en plan för hur ni kommunicerar var utrymningsvägar, sjukvårdspersonal, hjärtstartare, brandsläckare eller annan relevant utrustning finns.
- Det ska vara tydligt för besökaren vilka som arbetar under evenemanget – ta fram kläder eller andra profilprodukter till dem.
I allt kommunikationsarbete, och särskilt vid krissituationer, är det viktigt att ni har identifierat målgrupperna för informationen. Fundera igenom vilka målgrupper ni har, utifrån dessa kategorier:
- Direkt berörda (besökaren på plats exempelvis)
- Indirekt berörda (anhöriga till besökare exempelvis)
- Allmänhet
- Myndigheter, organisationer
Vid en incident gör ni en bedömning av kommunikationsbehovet både internt i er organisation men också externt till publik, media och andra. Utgå från följande frågeställningar:
- Det här vet vi – det här behöver vi ta reda på – det här kan vi berätta
- Konsekvenser och för vilka
- Detta gör vi som arrangör
- Detta kan målgrupperna göra själva
- När kommer mer information?
- Är annan verksamhet påverkad
- När väntas problemeet vara löst
- Eventuell pressträff
När ni bedömt vilka målgrupper som finns och gjort en lägesbild bedömer ni också vilka kanaler som passar att använda (webbplats, pressmeddelande/pressträff, sociala medier). Tänk på att ni först kan kommunicera en första lägesbild för att sedan bygga på när ni har mer ni kan berätta. Fortsätt kommunicera så länge behov finns för målgrupperna.
Krisberedskap
Arrangören är ansvarig för säkerheten för arrangemanget och ska vara beredd att omprioritera resurser om säkerhetsorganisationen ansträngs. Det finns situationer då den egna organisationen inte räcker till och därför ska det i förväg finnas upparbetade kontakter med samhällets övriga aktörer som polis, räddningstjänst, sjukvård och kommun.
När kriser inträffar ställs stora krav på vår samverkans- och organisationsförmåga. Ansvarsfördelning och regelverk måste finnas på plats redan innan en händelse inträffar.
Viktiga faktorer i krishantering är:
- Fatta beslut utifrån inhämtade fakta (lägesbilden).
- Kommunicera internt och externt.
- Utnyttja organisationen optimalt – det är inte krisledningen som praktiskt ska lösa allt.
En beredskapsplan bör innehålla:
- Syfte med beredskapsplan.
- Struktur på organisationen (vilka andra aktörer har man att förhålla sig till?).
- Definition av krisläge (exempelvis metoden grönt-gult-rött läge).
- En säkerhetsledningsgrupp som har som uppgift att planera, samordna och hantera det operativa säkerhetsarbetet samt i samband med kris styra säkerhetsorganisationen för att rädda liv och minimera skada. Definiera vilka som ingår och vad de har för funktion. Alla personer i gruppen bör ha en ställföreträdare.
- Checklista vid kris.
- Kontaktuppgifter till kris- och säkerhetsledningsgrupp.
Grönt, gult och rött läge
Det finns flertalet sätt att arbeta med kriser och lägesbilder, en bra och beprövad metod är att i samverkan med berörda myndigheter (till exempel polis) arbeta utifrån läge grönt, gult och rött. Dessa lägen ska vara kända i hela organisationen. Nedan är exempel på hur en arrangör kan använda sig av denna metod vid ingångarna till sitt evenemang.
Exempel på beskrivning av grönt, gult och rött läge
Regler, lagar och tillstånd
Som arrangör av en offentlig tillställning eller allmän sammankomst finns det lagar och avtal att förhålla sig till. Det är viktigt att definiera vilka skyldigheter och åtaganden som behöver beaktas.
Exempel på lagar att ta hänsyn till
- Arbetsmiljölagen – hög höjd, hjälm, arbetstider
- Lagen om skydd mot olyckor
- Ordningslagen
- Alkohollagen och tobakslagen
- Lokala ordningsföreskrifter – exempelvis buller, affischering, tillfällig försäljning och avgifter för att använda offentlig plats.
Exempel på tillstånd som kan vara aktuella att söka
- Allmän sammankomst / Offentlig tillställning – Polisen
- Pyroteknik – Polisen
- Upplåtelse av mark/plats – Polisen ger tillstånd efter samråd med Växjö kommun eller annan markägare
- Laser – Strålskyddsmyndigheten
- Luftaktivitet (drönare) – Transportstyrelsen
- Trafikavstängningar – Växjö kommun
- Matservering – Växjö kommun
- Alkoholutskänkning – Växjö kommun
- Gasol och hantering av brandfarlig vara – Räddningstjänsten
- Tillfälliga byggnationer – Räddningstjänsten och polisen
Att dela upp sitt projekt i olika faser gör att man får en bra överblick för hur man ligger till inför genomförandet. Det kan exempelvis vara faserna planering, genomförande och utvärdering. Nedan ser ni exempel på vad som kan ingå i en checklista för evenemangssäkerhet.
- Gör organisationsmall
- Skriv avtal
- Omvärldsbevaka
- Besök evenemangsområdet
- Gör en karta över evenemangsområdet
- Sök tillstånd
- Gör riskanalys
- Gör krisplan
- Utbilda och öva
- Informera berörda (även ”granninfo” och media)
- Skapa säkerhetsinstruktioner
- Gör plan för brandförebyggande
- Gör plan för sjukvård
- Gör plan för tillgänglighet
- Gör plan för hållbarhetsarbete
- Samverka med myndigheter
- Rekrytera personal
- Planera budget, uppdatera, utfall
- Gör plan för internkommunikation och möten under genomförandet
- Utvärdera
- Följ upp utvärderingen