Så startar du en förening

Ordföranden leder styrelsens möten, har ansvar för föreningens ekonomi och skriver på viktiga papper. Ordföranden ska se till att det blir så som föreningen har beslutat.

När föreningen har kontakt med andra, är det ordföranden som är kontaktperson. Det kallas att ordföranden för föreningens talan.

Sekreteraren skriver vad föreningen säger på sina möten - ett protokoll. Sekreteraren skriver också den information som medlemmar eller andra behöver. Det kan vara brev till kommunen till myndigheter eller till andra föreningar. Sekreteraren skriver information till medlemmar om att det ska vara möten. Det heter att föreningen utfärdare en kallelse till möte.

Sekreteraren ansvarar för att alla viktiga papper sparas på ett säkert vis. Det kan till exempel vara protokoll från möten eller kvitton och fakturor.

Sekreteraren skriver varje år en verksamhetsberättelse, där föreningen berättar vad den har gjort under året.

Kassören har ansvar för föreningens pengar.

Kassören ska se till att föreningens medlemmar betalar medlemsavgift. Kassören skriver föreningens bokföring som visar hur föreningen använder sina pengar. Det är också kassören som har ansvar för att söka stöd, pengar. Om föreningen behöver betala räkningar är det kassören som gör det.

Kassören har också hand om medlemsregistret, en lista på vilka personer som är medlemmar i föreningen. Om föreningen har försäkringar är det kassören som sköter försäkringarna.

Kassören skriver varje år ett förslag till budget. Budgeten beskriver hur föreningen ska använda sina pengar.

När föreningen ska skriva en förvaltningsberättelse är det kassören som skriver ett förslag på hur förvaltningsberättelsen ska se ut.

Om föreningen har värdepapper är det kassören som har ansvar för värdepappren. Exempel på värdepapper är aktier eller fonder. Kassören har också ansvar om föreningen ordnar ett lotteri, eller en liknande tävling.

Styrelsen ska ha minst en revisor. Det kan vara bra att ha två revisorer, en ordinarie och en som är med om den ordinarie revisorn inte kan. Det är viktigt att välja en revisor som kan mycket om ekonomi och bokföring. Revisorn kontrollerar hur föreningen använder sina pengar och att föreningen har en riktig bokföring.

Varje år skriver revisorn en revisionsberättelse. Där står det att revisorn har kontrollerat hur föreningen har använt sina pengar och om föreningen har använt pengarna på ett bra sätt eller inte. Det står också om revisorn tycker att styrelsen har gjort ett bra arbete eller inte och om styrelsen ska få ha ansvar för föreningen också i fortsättningen.

Det är bra om revisorn är med på föreningens styrelsemöten.

Årsmötet väljer personer som ska vara valberedning. Personerna i valberedningen ska ge förslag på vilka personer som ska vara med i en ny styrelse när föreningen ska byta styrelse.

En förening väljer styrelse på föreningens årsmöte. Det är viktigt att valberedningen föreslår både kvinnor och män, unga och gamla och nya och gamla medlemmar. Då kan styrelsen arbeta för alla slags medlemmar i föreningen. Men det behöver inte vara nya personer i styrelsen varje år. I föreningens stadgar, regler, står det hur lång tid en person får vara med i styrelsen.

Valberedningens arbete direkt efter årsmötet

När föreningen har haft sitt årsmöte ska valberedningen träffas och prata om sitt arbete. Gick det bra att hitta personer att föreslå till styrelsen? Kan valberedningen arbeta på ett annat vis för att bättre hitta personer som passar att vara med i föreningens styrelse?

Sedan gör valberedningen en plan för hur de ska sköta sina uppgifter under verksamhetsåret. Valberedningen ska prata med styrelsen om planen.

Valberedningens arbete under verksamhetsåret

För att valberedningen ska kunna föreslå personer som passar för olika uppdrag i föreningen är det bra om valberedningen är med på föreningens olika möten. Valberedningen kan turas om att var med på mötena.

Valberedningen kan ge föreningen förslag på om föreningen behöver bilda grupper, så kallade utskott, som arbetar med till exempel att skaffa fram sponsorpengar.

Innan föreningen startar en ny grupp, ett utskott,ska årsmötet först säga ja till en sådan grupp. Valberedningen ska också hjälpa personer som är nya i styrelsen så att de lär sig hur en styrelse arbetar. Om någon person i styrelsen behöver utbildning ska valberedningen hjälpa till att föreslå utbildning som passar.

Ibland behöver personer extra stöd för att klara arbetet i styrelsen på ett bra vis. Valberedningen ska se till att de personer som behöver stöd får det.

Valberedningens arbete före årsmötet

I god tid före årsmötet ska valberedningen prata om vad de har sett och hört på föreningens möten. Sedan ska de ge förslag på vilka personer som kan vara med i styrelsen nästa år.

Det är viktigt att valberedningen träffar de personer som de tycker passar i föreningens styrelsen och pratar om hur det är att vara med i styrelsen. Att vara med i en styrelse tar mycket tid.

Valberedningen berättar på årsmötet vilka förslag de har på personer som ska vara med i styrelsen.

En förening ska ha skrivna regler som kallas stadgar. I stadgarna står det vad föreningens ska göra.I stadgarna står det också vad föreningen heter.

Vara medlem i föreningen

I stadgarna ska det stå hur en person blir medlem i föreningen. I stadgarna ska det också stå vad medlemmarna har rätt till och vad de måste göra. Det ska också stå vad som händer när en medlem inte följer stadgarna.

Om föreningens medlemmar betalar en avgift till föreningen ska det stå i stadgarna hur föreningen gör för att bestämma hur stor avgiften ska vara. Årsmötet bestämmer hur stor avgiften ska vara. Det ska också stå i stadgarna hur föreningen gör om de vill ändra på hur mycket medlemmarna ska betala i avgift.

Verksamhetsår

I stadgarna ska det stå vilket som är föreningens verksamhetsår. Verksamhetsåret brukar börja när föreningen har haft sitt årsmöte. Verksamhetsåret behöver inte börja i januari. Ett räkenskapsår är alltid 12 månader. Räkenskapsåret kan vara detsamma som verksamhetsåret, men måste inte vara det. Räkenskapsåret kan börja 1 januari, 1 maj, 1 juli eller 1 september.

Ändra i stadgarna

Stadgarna ska beskriva hur föreningen ändrar föreningens stadgar. De flesta medlemmarna, vanligen 2 av 3 medlemmar, måste säga ja till att ändra i stadgarna.

När ni vill sluta vara en förening

Det ska finnas stadgar som beskriver vad ni ska göra när ni inte vill ha kvar er förening. Ofta står det i stadgarna, reglerna, att minst 2 av 3 personer, alltså minst två tredjedelar av medlemmarna röstar för att ni inte ska ha kvar er förening. Ofta står det också att ni måste rösta på två årsmöten efter varandra för att sluta vara en förening. Det ska också stå vad ni gör med de pengar som finns kvar i föreningen, om ni slutar att vara en förening.

När ni är en del av en stor organisation

Är er förening del av en stor organisation är det bra om ni pratar med den stora organisationen innan ni skriver era stadgar. Kanske finns det regler som ni måste ha med om ni ska tillhöra den stora organisationen.

Om medlemmarna på årsmötet tycker att styrelsen har gjort ett bra jobb, får styrelsen fortsätta att ha ansvar för föreningen. När valberedningen lagt fram sitt förslag är det medlemmarna på årsmötet som väljer styrelse och revisor för året därpå.

Stadgarna ska säga hur medlemmarna på årsmötet beslutar. Det ska också stå i stadgarna hur medlemmarna ska göra när de ska rösta om en fråga. Man kan rösta med att räcka upp en hand. Då räknar årsmötet hur många som räcker upp sin hand. Alla kan se hur du röstar. Detta kallas öppen omröstning.

Man kan även rösta med små papperslappar. En person samlar ihop papperslapparna och räknar dem. Då kan inte alla se vad du röstar på. Detta kallas sluten omröstning.

Kallelse till möte

Innan en förening har ett möte ska alla som ska vara med på mötet få en kallelse till mötet. På kallelsen ska det stå vilken förening som har möte. Det ska också stå vilka personer som har fått kallelse till mötet och i vilken lokal mötet ska vara. På kallelsen ska också stå när mötet börjar och hur länge mötet ska vara.

Det ska stå vilka frågor man ska prata om på mötet. På kallelsen ska det också stå vem man ska kontakta om man inte kan komma på mötet. Kallelsen ska komma senast en vecka före mötet.

Föredragningslista

Tillsammans med kallelsen är det bra att skicka med en föredragningslista till alla som ska vara med på mötet. På föredragningslistan står alla de frågor som ni ska tala om på mötet.

Protokoll

På varje möte ska en sekreterare skriva ned vad ni talar om och vad ni beslutar. Det sekreteraren skriver kallas protokoll. När revisorerna kontrollerar hur styrelsen har skött sitt arbete tittar de på styrelsens protokoll. Protokollen är också bra att spara ifall ni vill ta reda på vad föreningen gjorde för länge sedan.

Det här ska alltid finnas med i ett protokoll:

• Vilka personer var med på mötet?
• Vilken sorts möte det har varit, till exempel styrelsemöte, möte med arbetsgrupp eller möte med ungdomsavdelningen.
• Protokollet ska också ha ett nummer eller ett datum.
• De ska vara numrerade i följd, så att ni lätt kan följa ordningen på protokollen. De personer som var med på mötet ska skriva sina namn på protokollet.
• Om ni använder lösa blad ska ni skriva namn på varje sida av protokollet.
• När du skriver ett protokoll är det bra att skriva på lättläst svenska. Då kan fler personer läsaoch förstå vad som står i protokollet.